מהם שלבי התכנון טרום ביצוע עבודות הגמר?

הידעתם? ביצוע של עבודות גמר בשטח, הינו למעשה השלב האחרון והסופי בפרויקט גמר. לשלב הביצוע, קבלן יגיע רק לאחר בחינה מדוקדקת של כל התוכניות, המפרטים, המשימות, הלו"ז, האנשים, החומרים והמיכון, הדרושים לפרויקט.

בכתבה זו, נדבר על הנושא הכי חם בביצוע פרויקטי גמר- תיאום התכנון. זה החלק בו החברה הקבלנית המבצעת, מארגנת את כל אנשי המקצוע, החומרים, השיטות והפעולות, לכדי סימפוניה אחת שישי לה מנצח, כלי נגינה, נגנים ומנגינה. (אהבנו את האנלוגיה).

עוד נרחיב בכתבה, מדוע שלב תיאום התכנון, הוא מה שמבדל בין חברות ביצוע גמר וככל ששלב זה מדויק יותר, שיטתי יותר ויעיל יותר, כך מובטחת ההצלחה בפרויקט הגמר, הן ברמת התוצאה הסופית והן ברמת העמידה בלוחות הזמנים ובתקציב.

מהו תפקידו (האמיתי) של קבלן ביצוע?

אם היינו יכולים לסכם את תפקידו המורכב של קבלן ביצוע, היינו אומרים שהוא מפיק – הוא האחראי לגרום לכל אנשי המקצוע, החומרים, הכלים והשיטות, לפעול בצורה חלקה תוך תכנון הלו"ז של כל משימה, התקציב הדרוש והעמידה באיכות היישום.

כל פרויקט גמר כולל מגוון רחב של משתנים, הכרוכים הן בתהליך עצמו והן ברמת הביצוע. למעשה, תחום ביצוע הפרויקטים והגמר הינו אחד התחומים (באנלוגיה, כמו רפואה וכמו הוראה), שבו התכנון משפיע השפעה ישירה על הביצוע. התהליך לא רק יגדיר אם הדרך לתוצאה תהיה חלקה או נעימה, אלא הוא מגדיר את איכות התוצאה ממש, ולכן חשיבותו של תכנון הביצוע, קריטי בתחום זה.

מחקרים מוכיחים באופן ברור כי עלות תיקון טעות בשלב הביצוע, גבוהה פי 150 מאשר תיקונה בשלבי התכנון והייזום של הפרויקט. מניעת טעויות מחד, וביצוע חלק, רציף ומדויק מושפעים באופן ברור משלב תאום התכנון.

מהם הפרמטרים המרכיבים את תיאום התכנון?

תיאום תכנון הוא שם שניתן לכל המשימות שקבלן הביצוע מרכז, כדי לייסד תכנית ביצוע גמר מוסדרת. זה השלב בו הקבלן ממפה את המשימות הדרושות לפרויקט וחולש על מגוון עצום של מישורים:

תאום תוכניות ומתכננים

זהו שלב קריטי אותו מרבית גורמי השוק נוטים להזניח, והוא חיוני בביצוע פרויקט מעולה!

אנו מתחילים פרויקט כאשר הוא כבר "גמור" – מתוכנן לפרטי פרטים, באמצעות תוכניות, מפרטים טכניים, הגדרות חומרים, בחירת מערכות ועוד. לכל פרויקט עשרות רבות של תוכניות אותן מכינים מיטב המתכננים בתחומים כגון, אדריכלות, חשמל ומערכות, מיזוג אויר, בטיחות, נגישות, אינסטלציה, אקוסטיקה ועוד, ועוד…

כל התוכניות הללו "נפגשות" לכדי יישום בחלל אחד – חלל הפרויקט. ויש לבצע תאום דקדקני , המכונה בשפה המקצועית סופרפוזיציה, בין התוכניות השונות.

עלינו לוודא ולתאם ממשקים בין פרטי תכנון, באופן שישרת את הצרכים העיצוביים, הפונקציונאליים, דרישות הנדסיות ושאר אלמנטים הגלומים בביצוע. ובנוסף יש לנסות ולהקטין "התנגשויות" וסתירות בין התוכניות השונות – למשל כאשר מערכות חוצות זו את תוואי האחרות, ואין אפשרות להכילן באותו החלל.

בחירת אנשי מקצוע

פה הקבלן בוחר את אנשי המקצוע המתאימים והנכונים לפרויקט, לפי היקף ומורכבות הפרויקט. לכל פרויקט אתגרים הדורשים התמחויות שונות, בכל תחום אפשרי, החל מלוגיסטיקה ולוחות זמנים, וכלה ביכולת גמר, איכות עבודה וכיו"ב.

בחירת חומרים וכלים

לפי מורכבות הפרויקט, ייבחרו השיטות לביצוע כל משימה, לרבות החומרים הדרושים, דרכי העבודה והמיכון.

בחירת דרכי פעולה

לכל משימה יש אלף דרכים לבצעה. תפקידו של קבלן ביצוע, הוא לדאוג שהדרך לביצוע תהיה יעילה ככל הניתן. יעילות נמדדת בזמן ובכסף ולכן כל פתרון ביצועי חייב לכלול שיקולי יעילות, קרי, האם זו הדרך המהירה ביותר והזולה ביותר, כדי לבצע משימה בפרויקט.

בחירת חומרים (רכש)

רכש של חומרים הינה תורה בפני עצמה, אשר חייבת להיות מותאמת לשלבי הביצוע של הפרויקט בשטח. על הרכש להיות מתוזמן, כך שלא ייווצרו עיכובים בקבלת סחורה.

ניהול מטרציוני מורכב

כל פרויקט, מורכב מתתי התמחויות הדורשות עבודה עצמאית, אך סינרגטית: עבודה יעילה היא כזו בה החשמלאי, האינסטלטור, הרצף, אנשי האלומיניום ואנשי הבינוי, עובדים במקביל, חוסכים זמן יקר ומאפשרים עבודה עצמאית זה לצד זה.

כאן, על הקבלן המבצע לתזמן הגעה של כל איש מקצוע לשטח, הן לפי הספקו האישי והן לפי הספק כלל הפרויקט. בחלק זה, לביקורת ולמעורבות של המנהל בשטח, ישנה חשיבות עצומה ותפקידו של קבלן הגמר והמפקח הוא לנצח מלמעלה, לנהל ולבקר כל רכיב בעשייה, על מנת שבכל יום תתרחש התקדמות מדידה שנקבעה מראש, לפרויקט.

מהם הפרמטרים להצלחה של תכנון טרום ביצוע?

כל קבלן מתהדר ביכולת לנהל אנשים בסינרגיה מושלמת, תוך התאמה לבלת"מים, למתן פתרונות אד – הוק ולעמידה בלו"ז.

באמת של החיים, פרויקטים גדולים של גמר ובינוי, הינם לרוב מורכבים והיכולת לתת פתרונות למצבים בלתי צפויים, להתגמש עם שינויים בשטח ולעמוד בזמן שנקבע בגאנט תכנית העבודה, הוא אמנות שלא כל קבלן יכול לה.

לשיטתנו ב"ים רפאל", הדרך לעמוד בהתחייבויות לזמן ולתקציב, עובר דרך מושג אחד בלבד, שכללנו עם השנים: שיטה! "שיטה" משמעה כי ישנה דרך מוסדרת ומתוכננת מראש לכל פרויקט גמר. שיטה משמעה שכל רכיב במהלך ניהול הפרויקט, מבוקר מתועד ומנוהל. קבלו הצצה לחלק מן הרכיבים אשר יוצרים את גאנט העבודה טרום ביצוע שלנו, ב"ים רפאל":

פירוק משימות לפי ארבעה ממדים:

זמן
משאבי כוח אדם
תקציב
חומרים ומיכון

כל משימה בתוך פרויקט הגמר, מתורגמת לכל אחד מן הממדים האלה, אשר סוכמים בסופו של דבר את סך הזמן לפרויקט, סך התקציב לפרויקט, ממפים את סך וסוג אנשי המקצוע הדרושים ואת משימות הרכש לחומרים ומיכון.

מדד ציון מורכבות לכל משימה – הדרך שלנו להתמודד (מראש) עם בלת"מים

אומרים שאין חכם כבעל ניסיון ואכן הניסיון הראה לנו שתוכניות לחוד ובלתמ"ים לחוד – : )

עם השנים, הצלחנו לשכלל את השיטה שלנו להתמודדות עם בלתמ"ים, פשוט על ידי שאנו מעניקים מדד איכותני מוערך לכל משימה, בה מדרג שבין 1 ל 5 מציין את רמת ההתכנות לבלת"מ.

מדד זה שבין 1-5 מציין את מדד מורכבות המשימה. כאשר אנו מזהים משימה שקיבלה ציון מורכבות גבוה (מ4 ומעלה) הפרוטוקול התכנוני שלנו, מייצר תכנית פעולה לסעיפים אלה. כך אנו מצליחים לשמור על היכולת לצפות מראש את המקומות המועדים לפורענות, ומאפשרים הכנה מראש של מקומות אלה, מבלי לבזבז זמן יקר על תכנון יתר.

מערך ביקורת משוכלל

אנחנו יודעים מה אנחנו עושים- : ) ובאותה נשימה, אנחנו תמיד רוצים לשמוע ביקורת, משוב ודעה. ולכן, עוד בשלב תיאום התכנון, אנחנו מגישים ללקוח את תכנית הפעילות שלנו, על מנת שיוכל לבדוק, לבקר, לראות ולחוות דעה, על כל רכיב בביצוע החזון. רק עבודה משותפת, שיטתית ושקופה, מאפשרת בסופו של יום עמידה ביעדי התקציב והלו"ז, כאשר כל רכיב בהצעה ידוע מראש, מתוכנן לפרטי פרטים ומקובל על הלקוח.

מוזמנים להיוועץ בנו!